第十一届团委及学生会全体成员：
本届任期即将结束，为了确保学院团委及学生会工作的连续性和历史资料的完整性，现就第十一届团委及学生会工作期间的文件和各类资料整理归档工作做如下通知：
一、归档范围：
1. 活动策划书、总结报告及相关照片、视频资料。
2. 会议记录、奖惩文件、活动证明及重要通知。
3. 财务报告和账目明细。
4. 各部门及成员荣誉证书、奖项及表彰文件。
5. 其他与团委及学生会工作相关的文档和资料。
二、归档要求
分类整理：部门内部材料按工作专项归类；同时结合工作清单，对常规工作进行时间线梳理；
分类归档：每一活动名称下需包含但不限于文字类材料和影像图片类材料两大类。
(1) 文字材料：包括活动策划案、活动通知、活动人员名单、活动证明、活动中产生的各类文件等。
(2) 影像图片：应挑选此次活动中拍摄较好和清晰的图片，压缩后放入文件夹。视频材料也应保证清晰度，并附有简短说明。
(3) 奖励：各部门在工作过程中获得的荣誉奖励等，如有奖状、证书、奖牌等的，需提供电子版；如无证书等的，需注明情况。未提交的，一经发现，将给予通报批评。
格式要求：所有文档应为电子版，格式统一为word或pdf。图片和视频材料压缩为ZIP格式。
三、提交要求：
EXCEL表格：各部门按分类整理好后，应制作一个总体EXCEL表格，便于文件检索和查找。表格应包含文件名称、分类、活动名称、时间、负责人等信息。
提交方式：请将所有归档材料打包压缩，并以“部门名称-归档材料”命名，由工作小组统一收集。
截止日期：请各部门在2024年5月31日前完成提交。
四、小组设置
本次归档设立工作小组，
归档工作小组组长：杨航
副组长：夏云海、李毅鑫、刘晨晓
组 员：孙源、田宇欣、范婧雯、钱江俊、拥珍、彭金帅、彭淑芳、王泓臻、李昱锋、廖森洞，各部门骨干。
五、归档工作流程
1. 5月9日前，各部门对需归档材料制作清单，明确归档内容（可参考附件：2024年团委归档工作清单，但不需完全照搬）。
2. 5月16日前，各部门完成材料初步整理。
3. 5月31日前，各部门完成所有材料归档。
六、注意事项：
各部门负责人需对提交的材料进行审核，确保材料的质量和完整性。
材料归档完成度及日常工作清单报送情况将作为本届团学组织各部门考核、个人考核的重要依据。
对于积极参与并出色完成归档工作的个人或部门，院团委将给予归档工作先进个人表彰，按照院级表彰相关规定给与综测加分。
请全体团学组织成员高度重视此项工作，确保归档工作的顺利进行。
三峡大学材料与化工学院团委及学生会
2024年5月6日
